Oxfam is seeking a proficient local archiving agency/company who will be able to archive all HR, finance/accounting and procurement related files in accordance with the requirements of local legislation for further long-term storage in local national archive.

This includes systematizing files in accordance with the retention periods as defined by the legislation, binding of files, preparing the description of files, preparing of the inventory storage list which will allow to easily find the file needed if requested.

List of main documents that should be archived:

• Personal files of national staff
• Internal memos/orders
• Journals of registration
• Mandatory regulations, job profiles
• Other ad hoc documents created by HR Team, which are required to be archived and kept

List of documents that may require archiving:

• Payroll files
• Finance/accounting reports
• Documentation of payments processing
• Contracts with partners and service providers

Requirements:

• Proven experience of conducting of such type of services
• Proficiency in legislation related to document workflow and legislation related to documents that should be archived, namely labour legislation, accounting and tax legislation, contracting etc.
• Fluency in Ukrainian, English - desirable
• Availability to conduct audit in Oxfam`s office in Kyiv
• Provide a detailed report

How to apply:

As part of your online application, please upload your business proposal.  

Організація Oxfam шукає кваліфіковану місцеву архівну агенцію/компанію, яка зможе провести архівування всіх документів, пов’язаних з кадровою, фінансовою/бухгалтерською та закупівельною діяльністю, відповідно до вимог місцевого законодавства для подальшого довгострокового зберігання в місцевому національному архіві. Це передбачає систематизацію справ відповідно до строків зберігання, визначених законодавством, брошурування справ, складання опису справ, а також підготовку інвентарного списку (акту опису переданих справ), що дозволить легко знайти необхідну справу у разі запиту.

Список основних документів для архівації:

1)  Особові справи місцевих співробітників

2)  Накази з кадрових питань

3)  Журнали реєстрації

4)  Обов'язкові Положення, посадові інструкції

5)  Інші документи, створені командою HR, які необхідно архівувати та зберігати

Інші документи, які можливо знадобиться заархівувати:

6)  Документація пов’язана з нарахуванням заробітної плати

7) Фінансова/бухгаглтерська звітність

8) Документація пов’язана з проведенням платежів

9) Договори з партенрами та постачальниками послуг

Вимоги:

• Досвід у проведенні даного виду послуг
• Володіння законодавством, що регулює документообіг, а також законодавством щодо документів, які підлягають архівуванню, а саме: трудовим законодавством, законодавством у сфері бухгалтерського обліку та оподаткування, законодавством про укладення договорів тощо.
• Високий рівень володіння українською мовою, бажано – володіння англійською мовою
• Можливість проведення аудиту в офісі Оксфам в Києві
• Надання детального звіту

Our values and commitment to safeguarding

Oxfam is committed to preventing any type of unwanted behaviour at work including sexual harassment, exploitation and abuse, lack of integrity and financial misconduct; and committed to promoting the welfare of children, young people, adults and beneficiaries with whom Oxfam GB engages. Oxfam expects all staff and volunteers to share this commitment through our code of conduct. We place a high priority on ensuring that only those who share and demonstrate our values are recruited to work for us.

The post holder will undertake the appropriate level of training and is responsible for ensuring that they understand and work within the safeguarding policies of the organisation.

All offers of employment will be subject to satisfactory references and appropriate screening checks, which can include criminal records and terrorism finance checks. Oxfam GB also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme.  In line with this Scheme, we will request information from job applicants’ previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms his/her understanding of these recruitment procedures.

We are committed to ensuring diversity and gender equality within our organisation and encourage applicants from diverse backgrounds to apply.

About us

Oxfam is a global community who believe poverty isn’t inevitable. It’s an injustice that can be overcome. We are shop volunteers, women’s right activists, marathon runners, aid workers, coffee farmers, street fundraisers, goat herders, policy experts, campaigners, water engineers and more. And we won’t stop until everyone can live life without poverty for good.

Oxfam GB is a member of international confederation of 21 organisations working together with partners and local communities in the areas of humanitarian, development and campaigning, in more than 90 countries. 

A thriving diverse Oxfam:

It’s people power that brings about change. To play our part as a global organisation working to overcome poverty and inequality, we need equality, diversity and inclusion across our community of staff, partners and volunteers. Together, we’re committed to becoming a more diverse workforce, better able to tackle the global challenges that face our world today.

To do that:

• We need to dismantle the unequal power structures that exist everywhere, this including Oxfam and the wider development and charity sectors.
• We need an inclusive Oxfam where everyone can bring who they are to our work and feels celebrated for the differences they bring.
• We want and need everyone, and that means we need you.