PARTNERSHIP HR & ADMIN OFFICER (Poste National)

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 21 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

OBJECTIF DU POSTE :

Apporter un appui technique et fonctionnel et mettre en œuvre les plans opérationnels afin d’augmenter la performance du programme humanitaire Oxfam à travers les ressources humaines.

RESPONSABILITES PRINCIPALES : 

Recrutement et Induction

• Sous la coordination du responsable de chaque nouveau recrutement :

1. Fournir l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures RH
2. S’assurer de la conformité en matière de vérification des références et du HR screening
3. Développer le programme d’induction de tout nouveau staff

• Produire les projets de contrats de travail pour les employés internationaux en collaboration avec le Directeur National des Ressources Humaines et les soumettre à la signature du CD.
• En consultation avec le Country HR Manager, suivre tous les contrats des employés internationaux du programme d’Urgence et préparer les lettres d’extension des contrats à soumettre à la signature.
• Superviser l’élaboration des contrats de travail des employés nationaux, les faire vérifier par le CHRM avant de les soumettre à la signature du Directeur Pays
• Former et informer le nouveau staff sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du Code de Conduite, ainsi que les systèmes et politiques de Ressources Humaines et de l’Administration

Gestion des contrats, de la paie et des avantages de service

• Préparer la paie mensuelle en collaboration avec la HR Advisor en s’assurant de la cohérence des données (variables)
• Superviser le système de suivi des dépenses médicales par famille et par mois en fonction des pratiques en la matière, 
• Superviser les transferts de staff malades ou de leurs dépendants tout en s’assurant du respect des procédures d’Oxfam GB et en collaboration.
• Assurer la liaison et la bonne collaboration avec les services publics en matière de législation de travail, de sécurité sociale et de formation des agents par l’INPP en collaboration avec le Directeur National des Ressources Humaines.
• Superviser la gestion des congés contractuels, des congés de circonstances, des R&R et des absences du personnel national et international du Programme.
• Assurer le suivi des fins de contrat, de période probatoire afin de conseiller, en temps utile, les managers sur les actions appropriées au vu du niveau de performance des staffs concernés
• Organiser les entrevues de fin de contrat et s’assurer que tous les formulaires de fin de contrat sont organisés conformément aux procédures OGB
• Assurer l’interface du Directeur National des RH pour toutes les questions liées à la revue annuelle des salaires.
• En coordination avec le Directeur National des Ressources Humaines, aviser et appuyer le Humanitarian Lead sur les questions relatives à la législation du travail
• Maintenir de bons rapports de travail avec les autres chargés des Ressources Humaines & Administrateurs d’ONGs et participer aux réunions du réseau des administrateurs des ONGs et en faire des rapports écrits succincts pour la documentation et le suivi.

Gestion des performances

• Gérer les performances du personnel sous sa supervision
• Prodiguer des conseils à tous les Managers sur la gestion des performances et s’assurer que tout le monde comprend l’importance des objectifs et des évaluations de performance
• Faire le suivi du processus de fixation des objectifs et de revue des performances et s’assurer que les objectifs organisationnels en cette matière sont respectés au niveau de tout le programme.

Formation et Développement du staff

• Coordonner les besoins en formation du staff de sa base de travail
• Apporter l’appui et prodiguer des conseils sur le développement et la formation de staff
• Coordonner les activités de formation au niveau du programme.
• Diffuser l’information sur les formations disponibles et coordonner l’inscription des collègues aux différentes formations en concertation avec leurs responsables hiérarchiques.
• S’assurer du bon suivi des formations obligatoires et donner tout appui nécessaire pour que les staffs restent conformes à cette obligation.

Alignement sur les normes standards des systèmes et procédures Oxfam

• Assurer la mise en œuvre des politiques et procédures OGB dans les divers domaines (y compris le VIH/SIDA, la santé et hygiène, la prévention de l’exploitation et des abus sexuels) selon les normes standards en vigueur tels que consignés dans les Outils Standards d’évaluation et viser l’amélioration continue des standards

Documentation et Production des rapports

• Bien documenter les différents processus RH afin de faciliter la production des rapports et d’attester de la bonne conduite des différents processus
• Produire un rapport mensuel RH à l’intention du Humanitarian Lead et du Directeur National des Ressources Humaines (selon le format communiqué par le gestionnaire national des RH)
• Transmettre mensuellement les informations sur la situation du personnel afin de permettre au Directeur national des Ressources humaines d’actualiser la base des données RH
• Produire et soumettre le rapport de tout incident relatif à la sécurité et à l’hygiène en milieu de travail et aux travailleurs.
• Préparer les informations utiles pour la préparation de la liste de paie, et les transmettre au Directeur National des Ressources Humaines pour vérification.

Archivage, Audit

• Organiserun audit interne périodique pour s’assurer de la qualité des données dans le système GOLD,
• Assurer la formation du staff HR sur l’utilisation du système de gestion de données du personnel GOLD
• Assurer la bonne gestion du système de recrutement dans eArcu et en garder une documentation fournie,
• Assurer la bonne tenue des dossiers du personnel électroniquement (sur Box) et physiquement, en conformité avec la politique de protection des informations et de la confidentialité des données
• Appuyer au processus d’audit interne et externe, en collaboration avec les départements de finance, administration, logistique et programme

Encadrement et appui aux partenaires d'Oxfam

• Intégration et formation : S'assurer que les partenaires sont intégrés selon les procédures d’Oxfam, notamment en ce qui concerne les politiques RH et les attentes en matière de performance.
• Gestion contractuelle : veiller à ce que les aspects contractuels des partenaires soient en la conformité avec la législation locale et les accords des parties.
• Conformité et sécurité : Veiller à ce que les politiques des partenaires soient conformes aux réglementations locales et aux normes d’Oxfam, y compris en matière de sécurité et de bien-être au travail.
• Développement des compétences : Identifier les besoins de formation des partenaires et mettre en place des programmes de développement des compétences pour les accompagner dans leur mission.
• Gestion des conflits et communication : Agir comme médiateur en cas de conflit entre les partenaires et l'ONG ou au sein du partenariat, et maintenir une communication ouverte et régulière.
• Liaison avec d'autres départements : Collaborer étroitement avec les équipes de la logistique, la finance et les gestionnaires des programmes, y compris les départements MEAL et sécurité pour assurer la bonne exécution des projets et l'alignement des ressources.
• Conformité et éthique : Garantir que les actions des partenaires sont alignées avec les valeurs et la mission de l'organisation, tout en respectant les cadres éthiques et déontologiques.

Ce que nous recherchons : 

Nous recherchons une personne qui se soucie de la mission d’Oxfam visant à mettre fin à la pauvreté et qui adhère personnellement à nos principes féministes ainsi qu’à nos valeurs d’autonomisation, de redevabilité et d’inclusion dans tout ce qu’elle entreprend.

Le ou la candidate idéal(e) pour ce poste devra également être / avoir :

 Essentiel

• Diplôme universitaire en Gestion des Ressources Humaines ou domaine assimilé.
• Expérience de plus de 5 ans, en matière de gestion des Ressources Humaines, sur des postes similaires
• Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.
• Bonne communication verbale et écrite en Anglais et en Français
• Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations
• Diplomatie, tact et talent de négociateur
• Techniques de formation/amélioration des aptitudes des collègues
• Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail
• Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues
• Flexibilité : aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes

Souhaitable 

• Manipulation aisée des programmes MS Word et Excel.
• Faire preuve de leadership participatif,
• Sens de l'éthique et engagement envers les valeurs humanitaires et inclusives ;
• Solides compétences en matière de consultation et expérience dans l'influence et l'interaction avec les cadres supérieurs ;
• Expérience dans la gestion du changement au sein d'une équipe diversifiée ;
• Excellentes compétences en matière de relations humaines et de relations avec la clientèle ;
• Compétences avérées en matière de coaching, de médiation, d'influence, de facilitation, de présentation, de communication, d'analyse et de résolution de problèmes ;

Comment postuler

Veuillez télécharger un CV à jour et une lettre de motivation, expliquant clairement votre aptitude par rapport aux critères essentiels du profil du poste.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

Le Secrétariat d’Oxfam International participe également au programme inter-agences de divulgation des fautes professionnelles.  Conformément à ce programme, si un candidat est embauché par un autre membre du programme, nous demanderons des informations à cette organisation sur toute constatation d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et / ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou d’incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En déposant sa candidature, le candidat confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.

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Notre engagement sur le Safeguarding

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs 

Nous nous engageons à garantir la diversité et l’égalité de genre au sein de notre organisation et encourageons les candidatures provenant de milieux divers.

Une Oxfam diversifiée et florissante :

C’est le pouvoir du peuple qui apporte le changement. Pour jouer notre rôle en tant qu’organisation mondiale œuvrant pour vaincre la pauvreté et les inégalités, nous avons besoin d’égalité, de diversité et d’inclusion au sein de notre communauté de personnel, de partenaires et de bénévoles. Ensemble, nous nous engageons à devenir une main-d’œuvre plus diversifiée, mieux en mesure de relever les défis mondiaux auxquels notre monde est confronté aujourd’hui.

It’s people power that brings about change. To play our part as a global organization working to overcome poverty and inequality, we need equality, diversity and inclusion across our community of staff, partners and volunteers. Together, we’re committed to becoming a more diverse workforce, better able to tackle the global challenges that face our world today.

Pour ce faire :

• Nous devons démanteler les structures de pouvoir inégales qui existent partout, y compris Oxfam et les secteurs du développement et de la charité au sens large.
• Nous avons besoin d’une Oxfam inclusive où chacun peut apporter qui il est à notre travail et se sent célébré pour les différences qu’il apporte.
• Nous voulons et avons besoin de tout le monde, et cela signifie que nous avons besoin de vous.