Finance Assistant

Objet du poste

Sous la supervision du Finance Officer l’assistant(e) financier(e) se charge de la gestion de petty cash et s'assure que toutes les sources d’informations financières sont exactes et correctement enregistrées et que tous les documents financiers sont traités et classés dans l’ordre établi par les directives et les procédures de Oxfam GB.

RESPONSABILITES PRINCIPALES:

• Revoir les cash books et bank books par monnaie pour toutes les transactions réalisées par caisse et par banque et soumettre au Finance Officer,
• Réconcilier tous les cash books à partir des informations bancaires et des balances du coffre-fort (cash count, Bank réconciliation…),
• Gérer la situation des débiteurs et des créanciers divers (partenaires, avances sur salaires agents, floats, dépenses privées, services étatiques, fournisseurs,…) et préparer la facturation des services privés,
• S’assurer des déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles des sommes versées aux tiers, des cotisations à l’INSS de l’INPP et des taxes dues a l’Etat IPR, INSS, IRL, PRECOMPTE BIC et en assurer les déclarations dans le délai légal.
• Vérifier la validité des documents présentés au bureau de finances pour paiement avant de les exécuter (demande de paiement, notes, factures, reçus, bon de commande, bon de livraison, cotations, réquisition…),

• Assurer le classement de toute documentation utile au département des finances,
• Assurer que les documents pour la caisse et banque ne soient pas en rupture de stock.
• Assister les autres membres de l’équipe des finances lors des absences ou congé Annuel

• Réaliser toute autre tache jugée utile par la hiérarchie.

• Préparer les titres de paiement (chèques, ordres de paiement, reçu de paiement),
• Assurer les classements des pièces  comptables chronologiquement par   contrat et ou par projet.
• Préparer la demande d’approvisionnement du Petty cash selon le seuil autorisé par les procédures internes.
• Assurer la sécurité maximale de l'argent cash du Petty cash ou des chèques émis en faveur des fournisseurs.
• Sous la supervision du Chef de base OXFAM, effectuer journellement l’inventaire caisse. (Cash count) et le faire contre-vérifier par le Finance Manager une fois la semaine.
• Si nécessaire, effectuer sans risque les opérations de change entre différentes monnaies utilisées pour le besoin du programme.
• Assurer le suivi des Floats et toutes les autres avances payées aux membres de l’équipe Oxfam par des outils adaptés de suivi.
• Assurer le suivi du stock des documents de paiement en cash ou en Banque (PV, Chéquiers et OP) et éventuellement passer la commande si nécessaire.
• Effectuer toute autre tache demandée par la hiérarchie

APTITUDES ET COMPETENCES CLES:

Essentielles:

• Diplôme d’Etat, section commerciale ou diplôme apparenté.
• Avoir des bonnes aptitudes organisationnelles et des aptitudes d’utilisation d’Excel,
• Etre capable de travailler en équipe
• Etre honnête et avoir une bonne probité morale
• Avoir de bonnes connaissances en Français
• Etre capable de travailler sous pression et en répondre aux besoins changeants
• Etre capable de vivre et travailler dans un environnement d’insécurité

   Désirables :

• Tout autre examen passé dans le domaine de la comptabilité sur le plan professionnel sera un atout· supplémentaire.
• Gérer une caisse et respecter les échéances avec un minimum  de supervision.